Краткая информация о клиенте

Компания работает не только с государственными заказами, но и с другими представителями бизнеса (как крупными, так и небольшими). В том случае, если клиент не найдет в каталоге желаемый образец спецодежды, то тогда компания способна воспользоваться своим экспериментальным цехом для создания формы под клиента в индивидуальном порядке.

Благодаря этому компания «Исток – Пром» имеет высокий спрос на свои услуги, что в свою очередь заставляет оперировать большими объемами информации, которая должна оперативно циркулировать по всем отделам компании для качественной работы.

Почему клиент заинтересовался во внедрении Битрикс24?

До внедрения Битрикс24 сотрудники «Исток-Пром» пользовались такой программой, как «1С: Управление Производством», но далеко не все сотрудники имели к ней доступ. Из-за этого было тяжело не только вести учет по проектам, но в принципе передавать информацию между разными сотрудниками (особенно, если они были в разных отделах). Также не был выработан единый сценарий ведения работы для «стандартных» проектов, которые велись для образцов заказа из каталога. Ко всему прочему, у компании «Исток-Пром» не было эффективной системы передачи информации, что приводило к проблеме коммуникации между сотрудниками.

Автоматизация в Битрикс24 позволяет объединить всю компанию в целую информационную систему, где можно было бы не только хранить информацию в едином формате, но и оперативно передавать её сотрудникам без необходимости подстраиваться под каждого в индивидуальности. Ко всему прочему, автоматизация позволяет исключить необходимость руководства ставить задачи сотрудникам самостоятельно, так как сотрудники всегда знают, какую задачу им нужно выполнять на каждом этапе работы в отдельности.

Исходя из вышенаписанного, клиент выбрал следующие направления, которые нужно было настроить в Битрикс24:

1. Настройка воронок сделок, соответствующим направлениям работы с тендерами и производством;
2. Организация оповещений для сотрудников, вовлеченных в процесс работы с заказами;
3. Формирование клиентской базы в CRM-системе Битрикс24;
4. Реализация работы с карточками заказа сотрудников без доступа к карточкам;
5. Соединение CRM-системы с сайтом через виджет и формы обратной связи;
6. Автоматизированные процессы по согласованию документов;
7. Организация работы с почтой;
8. Интеграция 1С УП и Битрикс24;
9. Создание дополнительных сущностей через функционал «Смарт-процессов»;
10. Передача данных из «Смарт-процессов» в основные (сделки, компании).

Процесс внедрения, особенности проекта

Для решения задач заказчик приобрел коробочный Битрикс24 тариф Корпоративный портал 100.
 
Коробочная версия была выбрана исходя из того, что - для полной реализации логики работы компании, а также для повышения удобства как новых сотрудников, так и опытных пользователей, - функционал облачной версии ограничен заранее предусмотренным функционалом и возможностями настроить вывод информации для сотрудников.

Был создан смарт-процесс "Паспорт изделия", выполняющий роль множественной карточки для сделок, так как паспортов у сделки может быть несколько, и все они индивидуальные.

Для того, чтобы сотрудникам было легче приспособиться к работе в незнакомой для большинства системе, было решено переименовать часть разделов и названий активных кнопок в то, что было бы понятнее для работников. 

Таким образом, Лиды переименовались в Предварительные клиенты, компании в контрагентов, а в зависимости от направления сделок кнопка Создание сделок могла заменится на Создание тендера или образца.

Ко всему прочему визуальная часть карточек сущностей была окрашена в цвета, что позволило быстрее ориентироваться в карточках с большим объемом полей для хранения данных.

На рисунке 1 можно увидеть пример такой доработки:

Рис. 1 – Пример визуальных доработок Коробочной версии Битрикс24

Интеграция с сайтом

У Исток-пром есть отличный сайт-визитка, который был практически идеальным способом быстро и доходчиво заинтересовать новых клиентов.

Однако для того, чтобы повысить скорость обработки новых заявок необходимо было связать формы обратной связи на сайте с CRM системой, чтобы заявка сразу же попадали в работу. Для этого был подключен виджет Битрикс24, позволяющий вести переписку с менеджерами в реальном времени, и размещены ещё 2 отдельные формы для заполнения заявок.

Интеграция с 1С

До приобретения Битрикс24 компания вела учет своих заявок и тендеров на базе 1С Управление предприятием. Хоть Битрикс24 и позволил многократно ускорить процесс работы и учета по сделкам компании Исток-пром, но для идеального функционирования была произведена интеграция между двумя продуктами для достижения максимальной отдачи от автоматизации работы предприятия.

Интеграция почтовых ящиков сотрудников

Для того, чтобы сотрудникам не приходилось переносить письма-заявки из почтовых сервисов в CRM ручным способом, была настроена интеграция почтовых ящиков с Битрикс24, что позволило распределить заявки не на одно сотрудника, а сразу на нескольких, а так же дав возможность руководству предприятия отслеживать активность в этих самых почтовых ящиках.

Бизнес-процессы Лидов

БП распределения Лидов между сотрудниками

Данный бизнес-процесс позволяет сотруднику самостоятельно решить. Хочет ли он работать с конкретным Лидом, или же предпочтет передать его сотрудникам. Данный процесс ориентирован на повышение активности среди менеджеров, дабы стимулировать их обрабатывать Лиды активнее и оперативное.

Инициация и принцип работы

Данный процесс запускается автоматически при создании Лида (либо вручную, либо автоматически из источника).

После создания всем сотрудникам. Ответственным за Лиды падает задача взять в работу Лид через кнопку бизнес-процесса. Тот сотрудник. Который первым возьмет в работу лид и станет его ответственным. Если в течении некоторого времени никто не забрал лид, то руководство получит об этом уведомление.

Бизнес-процессы Сделок

Запись суммы паспортов по образцам

Как уже сказано выше, для сделок были созданы отдельные карточки Паспорта. Данный процесс позволяет суммировать поля суммы по всем карточкам, что привязаны к конкретной сделке и вписывать результат в карточку самой сделки.

На рисунке 2 можно увидеть реализацию данной функции (показать сам код нет возможности по причинам нарушения прав интеллектуальной собственности):

Рис. 2 – Реализация процесса, путем написания кода

Инициация и принцип работы

Запуск происходит автоматически при изменении сделки. Данный процесс реализован через запрос к Базе данных, так как только таким образом можно получить эти данные.

БП проверка дату подачи заявки на тендер

Не позволяет создавать заявки, которые противоречат условиям по дате подачи.

Инициация и принцип работы

Процесс запускается при создании заявки и проверяет текущую дату с датой тендера. Если разница слишком мала. То заявка отклоняется, а сделка (заявка) уходит в отказной статус.

Роботы

Остальные бизнес-процессы реализованы непосредственно на воронках лидов и сделок. Они включают в себя – выставление задач для сотрудников и контроль для руководства по прошествии времени, уточнение данных для задач, что позволяет сотрудникам указывать нужные данные без необходимости открывать карточку сделки и искать нужное поле среди десятков таких же, рассылки писем для сотрудников и клиентов после перехода к определенным этапам работы.

Пример роботов на одном из статусов воронки Сделок (рисунок 3):

Рис. 3 – Пример реализации автоматизации через роботов