/

/

Что такое управление пр...

В условиях жесткой рыночной конкуренции, передовые компании стремятся не только развиваться, но и совершенствовать свои внутренние процессы. Автоматизация выступает важным инструментом, позволяющим сократить временные и ресурсные затраты, а также повысить эффективность работы. CRM-система Битрикс24 предлагает функции для автоматизации бизнес-процессов, предоставляя компаниям нужную гибкость и функциональность. В этой статье мы рассмотрим, как можно автоматизировать процессы с помощью Битрикс24, и какие инструменты доступны для этого.

Что такое автоматизация процессов в Битрикс24

Автоматизация процессов в системе Битрикс24 подразумевает настройку и улучшение различных бизнес-процессов с целью минимизации ручного участия в рутинных задачах. Она может охватывать не только продажи, но и такие области, как маркетинг, бухгалтерия, производство и логистика. Битрикс24 предоставляет инструменты для автоматизации как в облачной, так и в локальной версиях, начиная с Профессионального тарифа.

Благодаря автоматизации, внутренние процессы компании становятся более эффективными, сокращается время выполнения задач, уменьшается количество ошибок и повышается общая производительность. Это достигается путем настройки системы так, чтобы многие действия, которые раньше требовали ручного вмешательства, выполнялись автоматически.

Автоматизация процессов в системе Битрикс24 подразумевает настройку и улучшение различных бизнес-процессов с целью минимизации ручного участия в рутинных задачах. Она может охватывать не только продажи, но и такие области, как маркетинг, бухгалтерия, производство и логистика. Битрикс24 предоставляет инструменты для автоматизации как в облачной, так и в локальной версиях, начиПроцесс автоматизации в Битрикс24 включает в себя несколько этапов:

1. Анализ существующих бизнес-процессов.
2. Определение задач, которые можно автоматизировать.
3. Настройка системы под конкретные нужды компании.ная с Профессионального тарифа.

Благодаря автоматизации, внутренние процессы компании становятся более эффективными, сокращается время выполнения задач, уменьшается количество ошибок и повышается общая производительность. Это достигается путем настройки системы так, чтобы многие действия, которые раньше требовали ручного вмешательства, выполнялись автоматически.

Бизнес-процессы в Битрикс24 представляют собой автоматизированные цепочки действий, инициируемые при возникновении конкретных событий. Например, можно создать бизнес-процесс, чтобы автоматически согласовывать документы, обрабатывать заявки или выполнять регулярные задачи. Как настроить бизнес-процесс:

• Сначала определите, какую задачу вы хотите автоматизировать, например, процесс утверждения отпускных заявок. Перейдите в «Живую ленту», выберите «Еще», затем «Процессы» и внизу списка нажмите «Создать новый процесс». В открывшейся вкладке «Настройки» установите параметры задачи, включая название, детальное описание, индекс важности и, если нужно, добавьте изображение.

• Теперь можно начать формировать этапы процесса. Визуальный конструктор Битрикс24 позволяет выстраивать последовательности действий без программирования. Добавьте шаги, условия и действия для каждого этапа. Например, при согласовании отпуска заявка сотрудника автоматически направляется на одобрение руководителю. Чтобы добавить шаги, используйте функцию «Добавить шаг» в конструкторе и определите действия, такие как уведомления, согласования или ожидание ответа.

• Далее настройте условия, которые будут запускать процесс, выбрав триггеры. Перейдите в раздел «Триггеры» и определите условия, при которых процесс будет активирован, например, при подаче заявки на отпуск.

• После этого протестируйте процесс. Перейдите в «Мои процессы», выберите созданный процесс и запустите его, чтобы убедиться, что все шаги выполняются правильно. При необходимости внесите изменения через вкладку «Редактировать».

• После успешного тестирования внедрите процесс в рабочую среду. Вернитесь в «Мои процессы» и нажмите «Внедрить», чтобы процесс стал доступен всем сотрудникам, имеющим к нему доступ.

• Для отслеживания активных процессов откройте раздел «Все активные». Здесь можно следить за текущими процессами и удалять зависшие задачи, если у вас есть права администратора. Обычные пользователи могут управлять только своими запущенными задачами.

• Хотя визуальный конструктор предлагает множество настроек, он имеет ограничения. Например, он не поддерживает популярные нотации (IDEF, BPMN) и не предоставляет автоматические инструменты тестирования и отладки, что может усложнить настройку. Бизнес-процессы помогают автоматизировать сложные цепочки, освобождая сотрудников от необходимости вручную контролировать каждый шаг.

Роботы в Битрикс24 представляют собой автоматические сценарии, которые выполняются при определенных условиях. Они отлично подходят для автоматизации простых и повторяющихся задач, таких как отправка уведомлений, создание задач или изменение статусов сделок. Как настроить робота:

• Начните с выбора процесса, который вы хотите автоматизировать. Например, это может быть автоматическая отправка уведомлений клиентам при смене стадии сделки.

• Перейдите в раздел CRM на вашем корпоративном портале. В верхней части интерфейса найдите и нажмите на вкладку «Роботы». Это откроет страницу, где вы сможете настроить автоматизацию.

• После открытия страницы с роботами выберите стадию, на которой должен запускаться робот. Например, если нужно, чтобы робот срабатывал при переходе сделки на стадию «Подготовка документов», щёлкните на эту стадию. Затем нажмите кнопку «Добавить робота», которая находится рядом с выбранной стадией.

• В появившемся списке выберите тип робота, который вы хотите использовать, например, «Создать документ» или «Отправить письмо клиенту». После этого откроется форма настройки, где вы сможете задать параметры работы робота, такие как шаблон документа или текст сообщения.

• После выбора робота необходимо указать условия, при которых он будет срабатывать. Для этого найдите блок «Условия» в настройках робота. Укажите нужные параметры, например, что робот должен срабатывать при смене стадии сделки на «Подготовка документов». Сохраните изменения, чтобы активировать настройки.

• После завершения настройки проведите тестирование робота, чтобы убедиться в его правильной работе. Для этого создайте тестовую сделку и переведите её на стадию, к которой привязан робот. Убедитесь, что робот выполняет заданные действия, например, создает документ и отправляет его клиенту. Если всё работает корректно, робот готов к использованию в реальном рабочем процессе.

Таким образом, следуя этим шагам, вы сможете создать и настроить роботов, которые оптимизируют работу ваших сотрудников и улучшат качество обслуживания клиентов.

Роботы в Битрикс24 представляют собой автоматические сценарии, которые выполняются при определенных условиях. Они отлично подходят для автоматизации простых и повторяющихся задач, таких как отправка уведомлений, создание задач или изменение статусов сделок. Как настроить робота:

Например, в CRM можно создать смарт-процесс для управления коммерческими предложениями, где на каждом этапе будут прописаны действия по подготовке, расчету и согласованию документа. Смарт-процессы удобны для автоматизации специфических задач в CRM, но их функциональность ограничена именно этой областью. Для более сложных задач, таких как создание личных кабинетов сотрудников или корпоративных сервисов, лучше подойдут бизнес-процессы или роботизация.

• Сначала определите, какую задачу будет решать смарт-процесс, например, управление коммерческими предложениями и их согласование.

• Перейдите в раздел CRM, затем выберите «Смарт-процессы» и «Список смарт-процессов», после чего нажмите «Создать». Выберите сценарий «С чистого листа» для создания процесса с нуля. Введите название процесса, добавьте необходимые поля и статусы, используя «Настройка полей» через иконку настроек. Настройте канбан и воронки продаж, если это необходимо, через «Настройка канбана» и «Создать стадию».

• На каждом этапе процесса автоматизируйте действия с помощью роботов и триггеров. В меню настройки этапов нажмите «Настроить роботов и триггеры». Добавьте робота для выполнения задач, например, отправки уведомлений, и установите условия его работы. Сохраните настройки.

• После настройки протестируйте смарт-процесс, создав несколько тестовых элементов. Если все работает корректно, интегрируйте процесс в бизнес-процессы компании через раздел CRM, выбрав «Настройки» и «Интеграции». Проверьте права доступа пользователей в разделе CRM, выбрав «Настройки» и «Права доступа CRM».

Смарт-процессы дают возможность максимально гибко настроить CRM под задачи вашей компании, обеспечивая удобное управление специфическими процессами.

Автоматизация в Битрикс24 применима в самых разных отделах компании. Вот несколько примеров того, как это может работать:

• Маркетинг. Автоматизация помогает управлять клиентами, рассылками и отслеживать активность клиентов.

• Финансовый контроль и бухгалтерия. Автоматизация позволяет интегрировать учетные системы, автоматизировать финансовые операции и создавать отчеты.

• Производство. Упрощается управление запасами, создания заказов на закупку и контроль выполнения производственных задач.

• Логистика. Улучшается управление цепочками поставок, отслеживание выполнения заказов и управление логистическими процессами.

• HR. Помогает управлять наймом, отслеживать выполнение планов и организовывать обучение сотрудников.

• Делопроизводство. Автоматизация упрощает создание и согласование документов, управление документооборотом и автоматическое архивирование.

• Продажи. Оптимизируется процесс управления воронкой продаж, отслеживания статуса сделок, автоматически назначаются задачи менеджерам и отправляются клиентам персонализированные предложения

• Обслуживание клиентов. Система помогает быстро обрабатывать заявки, отслеживать обращения, назначать задачи на соответствующие отделы и отправлять клиентам уведомления о статусе их запросов.

• Управление проектами. Обеспечивает контроль за выполнением задач, распределение ресурсов, отслеживание прогресса и автоматическое уведомление команды о приближающихся сроках.

• Сфера образования. Упрощается процесс управления учебными планами, расписаниями занятий, отслеживание успеваемости студентов и автоматически генерируются отчеты для преподавателей и администрации.

Каждая из этих отраслей получает значительные преимущества от автоматизации, которая снижает операционные затраты и повышает точность выполнения задач.

Независимо от отрасли, автоматизация в Битрикс24 может быть адаптирована под любые бизнес-процессы, что делает ее универсальным решением для современных компаний.
Если у вас остались вопросы по автоматизации бизнес-процессом или вам нужна помощь в настройке CRM-системы, вы можете обратиться к нам - SMART PROJECT