Проблема, о которой редко говорят
Есть одна проблема, о которой руководители редко говорят публично (а некоторые наоборот гордятся этим). Потому что со стороны она выглядит как признак зрелости компании — много встреч, много обсуждений, плотный календарь, занятые руководители, переговорные расписаны на недели вперёд… Кажется, что бизнес активно работает.
Но чем больше компания становится, тем чаще возникает неудобный вопрос: если сотрудники весь день находятся на совещаниях, когда они успевают работать?
Как размножаются совещания
На старте бизнеса всё просто — сотрудники большую часть времени занимаются делом.
Потом компания растёт — появляются отделы, руководители, проекты, согласования, новые уровни управления. И вместе с этим начинают размножаться совещания.
- Ежедневные планёрки.
- Еженедельные статусы.
- Совещания по проектам.
- Совещания по совещаниям.
- Совещания для подготовки к другим совещаниям.
Постепенно разговоров становится больше, чем действий. Происходит это незаметно и каждая отдельная встреча выглядит полезной. Но если сложить их вместе, оказывается, что значительная часть рабочего времени компании уходит на обсуждение работы, а не на саму работу.
От встречи до встречи
Многие сотрудники живут от встречи до встречи. После одной встречи нужно подготовиться к следующей. После следующей оформить итоги предыдущей. Реальные задачи начинают выполняться вечером, когда наконец заканчиваются созвоны.
Стоимость, которую почти никто не считает
Практически каждая компания считает рекламу, аренду, зарплаты, оборудование, налоги. И почти никто не считает стоимость совещаний.
А ведь она огромна. Представьте простую ситуацию — на встрече сидят 10 сотрудников. Средняя стоимость часа каждого сотрудника для компании (уровень средней заработной платы «любителей переговорных» возьмём 100 000 руб.) — 568 рублей. Одно часовое совещание обходится компании в 5680 рублей.
Если такие встречи проходят ежедневно, за месяц набегают сотни тысяч рублей.
Причём это ещё оптимистичный сценарий. Потому что многие встречи заканчиваются без решения, без ответственного и без результата.
Получается, компания платит людям не за работу, а за присутствие на совещании.
Иллюзия управления
Совещания создают иллюзию управления — все заняты, обсуждают, участвуют, что-то говорят. Только результат может оставаться нулевым.
Встреча прошла. А следующий шаг не определён, ответственный не назначен, срока и решения нет. Зато назначено новое совещание.
Что делают сильные компании
Сильные компании пытаются проводить меньше встреч.
Перед каждым совещанием задаётся простой вопрос: зачем мы вообще собираемся? Если ответа нет — встреча не нужна.
Второй вопрос: можно ли решить этот вопрос без совещания? Сообщением, документом, задачей, коротким звонком. Очень часто оказывается, что можно.
Третий вопрос: все ли участники действительно нужны?
Заведите правило: если человек не принимает решение и не влияет на результат, его не должно быть на встрече. Потому что десять человек редко принимают решение быстрее трёх.
Правило хорошего совещания
У любого нормального совещания в конце должны появиться ответы на три вопроса:
- Что решили?
- Кто отвечает?
- Когда должен быть результат?
Если после часа обсуждений ответов нет — это был разговор.
Хорошая компания — не про количество встреч
Многие руководители ошибочно считают, что большое количество встреч означает высокий уровень контроля.
На практике чаще бывает наоборот. Чем лучше выстроены процессы, тем меньше людям нужно собираться в переговорной. Потому что роли понятны, ответственность определена, информация находится в системе, следующий шаг известен заранее.
Встречи превращаются из ежедневной необходимости в инструмент для принятия решений.
